Mapeo de Procesos

Asignatura: Organización y Métodos

Objetivos o Competencias.- Como objetivos se pretende: Desarrollar estudios técnicos y elaborar manuales e instructivos en atención a los cambios organizacionales en el ámbito laboral, intervenir en el análisis, elaboración y modificación de formularios en los diferentes procedimientos.

Dentro de las competencias adquiridas se obtendrán capacidades en: La elaboración de proyectos de reglamentos, manuales técnicos y políticas, presentación de propuestas de solución a problemas administrativos, descripción y diagramación de procedimientos, facultad de realizar el estudio, rediseño e institucionalización de formas y formularios, por esta razón participación en comisiones oficiales de trabajo.

Objeto de Estudio.- Flujo de Correspondencia en Entidades Financieras

Introducción.- Siendo la comunicación de gran valor en las instituciones, el control documental viene a ser el sustento que contiene la información de respaldo del intercambio de necesidades entre receptores y emisores mediante las notificaciones escritas.

El argumento que permite realizar el presente tema se origina en el beneficio significativo en la reducción de tiempo, respecto a las actividades de control y de seguimiento de documentación, reducción de sobrecarga de trabajo para el personal, eliminando procedimientos manuales y repetitivos que serán reemplazados con información actualizada sin moras, y la prevención de casos de extravío de documentación. Siendo los beneficiados todos los funcionarios de la institución que interactúan diariamente con esta información por contar con un proceso sistémico amigable y de fácil aprehensión.

De esta manera, se logra fortalecer las políticas institucionales de las entidades financieras, cumpliendo con los objetivos de la misma.

Modelado.- Para el presente objeto de estudio se aplicará el mapeo de procesos con el método americano siendo una metodología que permite elaborar una representación gráfica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan, los equipos que se utilizan, los tiempos de ciclo, los puntos de inspección, cuellos de botella y actividades que no aportan valor agregado. El método permite realizar un profundo análisis del proceso y buscar su optimización a través de su rediseño.

Motivos para Mapear Procesos.- Reducir costos, mejorar la calidad, incrementar velocidad, enfrentar a la competencia cambiar la cultura organizacional.

Beneficios Generales del Mapeo de Procesos.- Incrementar la calidad y la creación de valor, a través de: aplicación de mejores prácticas, simplificación y estandarización de operaciones, integración de procesos independientes, dar visibilidad a la operación total, compartir visión de negocios, fomentar la cooperación y trabajo en equipo.

Ejemplificación del Objeto de Estudio.- La gráfica a continuación demuestra del mapeo señalado.